Tietosuojaseloste
Tilitoimisto pitää asiakkaidensa henkilötietoja sisältäviä rekistereitä
taloushallinnon palveluiden tuottamiseksi näille asiakkaille.
Asiakkaan perustiedot sisältävät välttämättömät tiedot omistajista, päätöksentekijöistä ja
yhteyshenkilöistä.
Asiakkaiden paperiset kirjanpitoaineistot sekä muut asiakirjat säilytetään
lukituissa kaapeissa, ja avaimet säilytetään turvallisesti. Näitä tietoja ei
luovuteta ulkopuolisille.
Henkilörekisterit sijaitsevat tilitoimiston tietojärjestelmässä, johon on pääsy
ainoastaan tunnuksilla ja salasanoilla, jotka säilytetään turvallisesti ja
pidetään salassa.
Tilitoimiston tietojärjestelmiin on pääsy vain henkilökohtaisilla tunnuksilla ja
salasanoilla. Tunnukset ja salasanat pidetään salassa ja niitä säilytetään
turvallisesti.
Kirjanpito- sekä tilinpäätös ja palkanlaskenta tehdään sähköisillä
taloushallinnon ohjelmistoilla, joten aineistot säilytetään sähköisessä
muodossa ja kaikkiin ohjelmistoihin pääsyyn vaaditaan vahvat
salasanatunnisteet kuten pankkitunniste.
Kirjanpidon tositteet sisältävät asiakkaan tai kolmannen osapuolen niihin
merkitsemiä henkilötietoja. Näitä tietoja luovutetaan vain asiakkaalle ja
kullekin laskun saajalle.
Palkanlaskennan tietojärjestelmässä säilytetään asiakkaan työntekijöiden
palkka- ja verotiedot. Näitä tietoja luovutetaan vain asiakkaalle, kullekin
henkilölle ja Verohallinnolle.
Paperiset dokumentit poistetaan tietoturvaroskikseen, josta ne toimitetaan
luotettavan kumppanin kautta lukittuna ja valvotusti hävitettäväksi.
Sähköiset tiedostot poistetaan turvallisesti siten, ettei niitä voida palauttaa tai
käyttää uudelleen. Veroilmoitukset sisältävät Verohallinnon asiakkaalta
vaatimat henkilötiedot ja näitä luovutetaan vain asiakkaalle ja Verohallinnolle.
Asiakkaan tilintarkastajille annetaan oikeudet kyseisen asiakkaan
tilitoimistossa säilytettäviin henkilötietoihin tilintarkastusta varten.
Rahanpesulain edellyttämät tiedot asiakkaiden taosasiallisista edunsaajista,
päätöksentekijöistä ja yhteyshenkilöistä säilytetään erillään em.
perustiedoista. Näitä tietoja luovutetaan vain rahanpesua ja terrorismin
rahoittamista valvoville viranomaisille.
unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Kaikissa tilitoimiston tietokoneissa on jatkuvasti automaattisesti päivittyvä
tietoturvaohjelmisto.
verkkosivupalvelun kautta. Tämä lisäosa ei tallenna tietoja lähetetyistä
lomakkeista, vaan se lähettää ainoastaan sähköpostin täytetystä lomakkeesta
vastaanottajalle.
loukkauksen vaikutuksia ehkäisevät toimenpiteet ja täytämme
tietoturvaloukkausta varten luodun lomakkeen.
Kouvola 1.11.2025
Kirsi Huovila
Rekisterinpitäjä:
Tilikipa Oy
