Tietosuojaseloste

Tilitoimisto pitää asiakkaidensa henkilötietoja sisältäviä rekistereitä taloushallinnon palveluiden tuottamiseksi näille asiakkaille. Asiakkaan perustiedot sisältävät välttämättömät tiedot omistajista, päätöksentekijöistä ja yhteyshenkilöistä.

Asiakkaiden paperiset kirjanpitoaineistot sekä muut asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa, ja avaimet säilytetään turvallisesti. Näitä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Henkilörekisterit sijaitsevat tilitoimiston tietojärjestelmässä, johon on pääsy ainoastaan tunnuksilla ja salasanoilla, jotka säilytetään turvallisesti ja pidetään salassa. Tilitoimiston tietojärjestelmiin on pääsy vain henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Tunnukset ja salasanat pidetään salassa ja niitä säilytetään turvallisesti.

Kaikissa tilitoimiston tietokoneissa on jatkuvasti automaattisesti päivittyvä tietoturvaohjelmisto. Tietokoneen käyttäjän on ajettava täydellinen tietoturva-ajo kerran viikossa. Kirjanpito- sekä tilinpäätös ja palkanlaskenta tehdään sähköisillä taloushallinnon ohjelmistoilla, joten aineistot säilytetään sähköisessä muodossa ja kaikkiin ohjelmistoihin pääsyyn vaaditaan vahvat salasanatunnisteet kuten pankkitunniste. Kirjanpidon tositteet sisältävät asiakkaan tai kolmannen osapuolen niihin merkitsemiä henkilötietoja. Näitä tietoja luovutetaan vain asiakkaalle ja kullekin laskun saajalle.

Palkanlaskennan tietojärjestelmässä säilytetään asiakkaan työntekijöiden palkka- ja verotiedot. Näitä tietoja luovutetaan vain asiakkaalle, kullekin henkilölle ja Verohallinnolle. Kaikki hävitettävät asiakirjat tuhotaan paperintuhoojalla välittömästi sen jälkeen, kun ne on päätetty tuhota. Veroilmoitukset sisältävät Verohallinnon asiakkaalta vaatimat henkilötiedot ja näitä luovutetaan vain asiakkaalle ja Verohallinnolle. Asiakkaan tilintarkastajille annetaan oikeudet kyseisen asiakkaan tilitoimistossa säilytettäviin henkilötietoihin tilintarkastusta varten.

Rahanpesulain edellyttämät tiedot asiakkaiden taosasiallisista edunsaajista, päätöksentekijöistä ja yhteyshenkilöistä säilytetään erillään em. perustiedoista. Näitä tietoja luovutetaan vain rahanpesua ja terrorismin rahoittamista valvoville viranomaisille.

Tilitoimistossa säilytettäviä asiakkaiden henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikissa tilitoimiston tietokoneissa on jatkuvasti automaattisesti päivittyvä tietoturvaohjelmisto.

Jos tilitoimistossa havaitaan tietoturvaloukkaus, ilmoitamme välittömästi loukkauksen vaikutuksia ehkäisevät toimenpiteet ja täytämme tietoturvaloukkausta varten luodun lomakkeen.

Kouvola 15.5.2018
Kirsi Huovila
Rekisterinpitäjä:
Tilikipa
Hallituskatu 5 | 45100 KOUVOLA